[理財] 利用以「複式簿記法」開發的記帳 iOS APP – MyAsset V2 記帳

實際接觸「我的記帳本 MyAsset V2」App,大約是去年年底的時候。起心動念在前言篇已經有提過,使用這一個 App 已有八個多月快要九個月的時間,他現在依然是我使用過的記帳方式中的第一名!讓喜歡做流水帳的我,不僅是所有資產負債都在一個頁面上一目暸然,也能在每個月底做月報表,記錄這一個月以來的收入支出的流向。因為各種會計科目的安排都非常的方便,每個月底在做會計分帳的時候也都十分簡單!大大推薦此 App 給有記帳需求的朋友。

首度看此系列篇章的朋友,也請先至前篇文章閱讀,更可以熟悉我在講些什麼喔!

理財從記帳開始系列文章
0. 家庭理財前言 與 理財從記帳開始 目錄篇
1. 建立家庭年度末「資產負債表」評估整體資產狀況
2. 預估下年度預算並製作「收支預算表」設定理財目標

本篇重點
下載此 iOS App
製作會計科目
– 整合資產負債表與收支預算表
複式簿記法的簡化原理與範例
列好科目輸入初始值
– 對照之前做好的資產負債表
開始動手隨手記帳
– 根據習慣以月收支進行對帳我的對帳流程
心得及應用問題

下載此 iOS App

作者 Shaowen Lu 有一個 Blog,有關 App 大小疑難雜症應該可以去信詢問他,也有一個社團可以上去討論記帳的問題。「我的記帳本」有兩種版本,一為記帳版、一為理財版。理財版的功能完整,包含無廣告以及外幣、股票、基金功能,因為外幣功能可以自訂匯率的關係,所以也可以一併將里程、點數等一起計算,我認為完整的功能很重要,否則會有資產缺失一塊的感覺。以目前 170 元台幣的價格來說,我認為物超所值!本篇文章的介紹與心得,都是「理財版」也就是完整版的心得。


回到目錄

製作會計科目

下載完畢開啟以後系統會問你需不需要下載一些範例資料,我習慣自己開科目,點選取消即可。接著點選左下角的齒輪按鈕,即可打開系統設定,先從最上方開始設置一本新的帳本。

底下的設定各位可以自己玩玩看,接著最重要的就是科目管理,因為要記帳一定要先有項目才知道要記些什麼。我幫大家列出了我這九個月來,有記錄到或是我想到有些人會需要紀錄的會計科目,大家可以依此列表自行增減,想要某個科目特別知道一個月或一整年到底花了多少錢,就記的詳細一點。從左至右,共有四個欄位,分別是資產、負債、收入、支出。

這些科目之間的關係我以下圖簡單表示

我們可以用前面篇章提到的資產負債表,計算出「總資產」。而在資產之中,有一些是由負債堆起來的,比如貸款來買房子等等,我在圖一資產圖表中以綠色的圈圈為表示,意思是資產中可能隱藏著負債。

當我們把綠色圈圈蒐集在一起統計起來,就成為圖二。將負債獨立出來,剩餘的就是淨資產。在圖三以及圖四,可以看得出來,有收入以及支出時,會影響總資產,造成水位的增高以及降低。回到目錄

複式簿記法的簡化原理與範例

這個軟體就是使用標準的複式簿記法來做記帳。因為我不是會計本科,我依照我讀的資料整理了一下我個人對於複式簿記的理解,希望各位先進不吝指教。我的理解是:「錢不會平白無故的增加與消失,只有從一個地方移動到另一個地方去」,如此而已。

在本系列的第一篇,我提到了使用「資產負債表」來詳列某個時間點下的家庭資產與負債水位。在第二篇我提到了使用收支預算表,來估計家庭本年度的收入與支出。接下來就是結合兩者,是為複式簿記法。複式的意思就是兩份,轉出的一方叫貸方,收受的一方叫借方。如果有學習過日文,這個概念就會更加明確:把東西借給別人,叫「貸します」,跟別人借東西叫做「借ります」複式的意思就是借別人的一方要記錄、收受的一方也要記錄。

傳統的流水帳記錄當日消費的時候,我們可能會簡記為:

文具 120 元
房租 20000 元
水費 340 元

的確流水帳可以這麼記沒有錯,但以這樣的記法我們看不出錢從什麼地方拿出來的,常常造成對帳困難,當理財的項目變得更多時,也會更加複雜。然而,當我們加入了錢從哪裡來的流向以後,會變成:

借:文具 120 元
貸:錢包 120 元
借:房租 20000 元
貸:銀行帳戶 20000 元
借:水費 340 元
貸:信用卡 340 元

這樣一來,就引入了一個「轉帳」的觀念。錢從貸方,流到了借方。傳統的複式簿記法分為左右兩側的借方金額與貸方金額,有點複雜,在家庭使用中,我們把它想像為「轉帳」會更容易一些。簡記為:(因為找不到合適的箭頭符號,我將借貸方上下交換)

錢包
↳ 文具 120 元
銀行帳戶
↳ 房租 20000 元
信用卡
↳ 水費 340 元

接著詳述幾項科目中轉換時的變化。金錢在資產與資產中轉換時,只是比例會有所不同,但總資產不會有變化。同樣在負債與負債之間轉換的時候,也不會有變化,只是比例會有所不同。

從郵局領錢的時候,只是錢所在的位子不同,還沒有花掉,所以總資產不會改變。而負債從信用卡刷卡項目移動到已出帳項目,也只是項目的變化,所以沒有總資產的增減。

接著,若是在資產與負債之間移動呢?同樣也不會產生總資產的變化。還款即是從資產中還回負債,比如把綠圈圈以橘色填滿,這樣一來負債減少、淨資產增加,但總資產沒有增減。借款即是負債增加、淨資產減少,但總資產不變的狀況。

我們再次回到這個圖,看圖三與圖四的狀況。有收入,就會讓總資產增加;有支出就會讓總資產減少。收入大多數的狀況會灌入資產中(I → A);少數的時候,如信用卡回饋,就會直接出現在對帳單上,此時記為回饋(I → L)。而支出也同樣的可以簡單地從資產中支出(A → E);若是從負債中支出,就是刷卡(L → E)。

使用這樣的方法記錄,若是要用手記,一定會記到天荒地老。而現在使用這個 App 就是方便自如,當我今天想要看這個月的大餐,到底花了多少錢的時候,就可以把「支出 E. 食 – 大餐」項目點出來,馬上就能看到我幾月幾號吃了什麼大餐。

回到目錄

列好科目輸入初始值

再複習一次第一篇的「資產負債表」。資產負債表其實就是把資產 A. 與 負債 L. 中的所有項目加總。所以我很推薦製作資產負債表的過程中,一邊使用此記帳軟體分記項目,當每個項目的初始值都設定好,資產負債表也一併做完了。回到目錄

開始動手隨手記帳

去年十二月底,我將前面的初始值以及科目都準備完成以後,從一月一日起開始每日隨手記帳。現在手機幾乎是天天帶在身邊,所以隨手記帳就變得方便很多,且每一條明細都可以清清楚楚。設定初始值的時候,「理財版」可以設置外幣選項,可以將持有的外幣都以其他幣別表示。

我大多數的消費都以信用卡為主,現金消費反而少,每一筆消費以及轉帳都記錄,就算沒有記到也沒有關係,到時候對信用卡帳即可。

月中我不會多花時間對帳,之前我就設定每一張信用卡的結帳日約在 23 日左右,所以每個月 29 號以前,我就會收到各家的信用卡帳單。接著我會開始逐條開始對照金額有無錯誤。

從資產 A. 開始。檢查錢包內的餘額有無錯誤,如果金額短少就計入「支出. 黑洞」項目之中,反正一定是被某種生活花費花掉了。接著上各銀行網銀對細目跟餘額,這部分一定都有明細,不會有錯誤。

接著是開啟信用卡對帳單,每個月都有數張對帳單,且我都將所有信用卡的自動扣款設定在同一個銀行帳戶。利用 APP 內的勾選對帳功能,就可以方便對帳,對完帳之後,將信用卡刷卡的項目移轉到「已出帳」項目去,這樣每個月的刷卡總付出款項是多少就很清楚,也可以再次確認自動扣款銀行帳戶餘額是否足夠。也能夠輕易地看出來有多少款項是尚未出帳的。

在信用卡對帳時,我也會同時輸入得到的紅利點數以及現金回饋。基本上到此為止,本月的記帳整理就已經完畢,接著就是確認扣款帳戶餘額夠不夠,就無需再管他。系統上的首頁,就有四個項目:日記帳、週收支、月收支與總資產。前面三項都是不同時間帶的收支狀況,我一般只會使用日記帳以及月收支做最後的統整,總資產則是隨時隨地可以知道目前每個帳戶的狀況。回到目錄

心得及應用問題

使用上到目前為止基本上沒有什麼問題,否則也不會花了五千多字在介紹這個我非常喜愛的 App。但其中有個小小問題,在年消費的部分,可以使用右上角的財務圖表,選擇年消費就可以清楚地看到。但無法估計出年消費有多少是從信用卡支出的,還要另外加總。主要理由是評估年刷卡量是使用現金回饋還是哩程回饋較佳,也或是有些信用卡規定免年費的門檻,所以我只能另外自己做 Excel 表格來紀錄。

最後提供一些我在記帳時,曾經遇到的應用問題,以及如何記帳。如果有朋友有遇到什麼記帳的難題,也歡迎一起提出來,我會新增在後面。

我認為比較特殊的記帳,已經記錄在這邊,如果有其他記帳上的問題,也很歡迎大家留言討論!回到目錄

理財從記帳開始系列文章
0. 家庭理財前言 與 理財從記帳開始 目錄篇
1. 建立家庭年度末「資產負債表」評估整體資產狀況
2. 預估下年度預算並製作「收支預算表」設定理財目標
3. 利用以「複式簿記法」開發的記帳 APP – MyAsset V2 記帳
4. 製作年度「收支決算書」與年初的「收支預算書」做比較